Ma trận quản lý thời gian chính là một khái niệm được rất nhiều người tìm hiểu. Đây là phương pháp giúp bạn quản lý được thời gian của mình khoa học, từ đó giúp cho công việc và cuộc sống được cân bằng. Nếu bạn chưa biết cách làm thế nào để sắp xếp thời gian hợp lý, hãy cùng đến với những chia sẻ từ OKVIP trong bài viết dưới đây.
Ma trận quản lý thời gian hiểu như thế nào?
Eisenhower chính là tên gọi tiếng Anh của ma trận quản lý thời gian. Phương pháp này được đặt ra để giúp bạn có thể sắp xếp được công việc của mình được hợp lý. Tiêu chí chính trong ma trận này bao gồm sự khẩn cấp, độ quan trọng.
Thực tế ma trận này có thể tạo ra một cách đơn giản mà không mất nhiều thời gian. Tuy nhiên nếu không nắm rõ được đặc điểm và tính chất thì bạn sẽ không sắp xếp đúng được quỹ thời gian quý giá của bản thân.
Xem Thêm:
- Bí Quyết Ghi Mục Tiêu Nghề Nghiệp IT Hiệu Quả, Ấn Tượng Nhất
- Phiên Dịch Viên – Top Những Ngành Nghề Hấp Dẫn Hàng Đầu 2023
Cách tạo ra một ma trận quản lý thời gian hiệu quả
Cuộc sống và công việc của mỗi người là không giống nhau. Nhưng về quy tắc thì ma trận cần được tiến hành đúng với những bước dưới đây.
Liệt kê toàn bộ những công việc cần giải quyết
Mỗi ngày sẽ có nhiều thứ bạn cần phải thực hiện. Như vậy hãy bỏ ra chút thời gian để liệt kê toàn bộ những gì mình cần làm. Điều mà bạn cần lưu ý ở đây là liệt kê thật đầy đủ, nếu bỏ sót có thể làm rối loạn thời gian của bản thân, kéo theo những công việc khác không được giải quyết hiệu quả.
Phân loại công việc theo những cấp độ ưu tiên
Trong ma trận quản lý thời gian, bạn sẽ phải thực hiện phân loại các công việc theo thứ tự như sau:
- Việc khẩn cấp, có độ quan trọng rất cao.
- Việc có mức độ quan trọng cao nhưng chưa khẩn cấp.
- Việc khẩn cấp, không có mức độ quan trọng.
- Công việc không có tính khẩn cấp, không có độ quan trọng.
Sau khi phân nhóm được các công việc hoàn thành, lúc này bạn sẽ đến với bước cuối cùng để tạo ma trận cho riêng mình.
Tạo ma trận quản lý thời gian
Lúc này bạn sẽ thực hiện sắp xếp thời gian để xử lý những nhóm công việc ở trên. Dựa vào tính chất và những nhiệm vụ trong công việc, bạn sẽ đưa ra mức thời gian cần thiết. Bước này sẽ quyết định việc tạo lập ma trận quản lý thời gian của bạn hiệu quả hay không, do đó hãy cố gắng tập trung hết mức có thể.
Cách nhận biết những nhóm công việc trong ma trận
Nhiều người đã gặp phải sai lầm khi phân nhóm công việc trong ma trận quản lý thời gian vì chưa hiểu rõ tính chất công việc. Dưới đây sẽ là một số dấu hiệu để phân loại chính xác.
Việc khẩn cấp với độ quan trọng cao
Nhóm công việc này gần như đòi hỏi bạn phải xử lý ngay lập tức, không còn thời gian để trì hoãn. Thông thường thì đây sẽ là những công việc phát sinh đột ngột, vấn đề khủng hoảng không thể kéo dài thêm. Ngoài ra thì những công việc có yếu tố ảnh hưởng đến những công việc còn lại, cần được xử lý trước cũng được xếp trong nhóm này.
Việc quan trọng nhưng tính khẩn cấp không cao
Đây là những công việc cần được xử lý kỹ lưỡng, không yêu cầu quá cấp thiết như nhóm công việc bên trên. Thời gian để hoàn thành các công việc này thường kéo dài, chiếm hơn 50% tổng thời gian mà bạn đang có. Thông thường, việc khẩn cấp sẽ được phát sinh trong quá trình xử lý nhóm công việc thứ 2 này.
Nhóm việc khẩn cấp nhưng không có độ quan trọng cao
Là những công việc mà bạn được ủy quyền để xử lý, không thuộc phần trách nhiệm của bản thân. Tuy nhiên cần phải tiến hành sớm như việc thông báo, phản hồi thông tin mail, các báo cáo,… Ở nhóm việc này cũng không tốn quá nhiều thời gian của bạn, có thể từ chối nếu như không có mong muốn giúp đỡ.
Việc không quan trọng và cũng không có tính khẩn cấp
Đa số những nhóm việc thuộc trong nhóm này chỉ đến những hoạt động giải trí, gặp gỡ bạn bè,… chúng không tốn quá nhiều thời gian, chỉ chiếm chưa tới 5% trong ma trận công việc của mỗi người. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh thay đổi nếu như những nhóm công việc bên trên được hoàn thành sớm.
Ý nghĩa của ma trận quản lý thời gian với cuộc sống con người
Khi bạn có thể lập được riêng cho mình một ma trận, công việc và cuộc sống sẽ có nhiều chuyển biến mới. Cụ thể:
- Sử dụng thời gian được hiệu quả, giúp cho công việc đều được hoàn thành một cách tốt nhất.
- Tâm lý cũng được cải thiện, tình trạng quá tải hay áp lực đều ít khi xảy ra.
- Giúp bảo vệ sức khỏe khi có phân bổ thời gian để nghỉ ngơi, giải trí.
- Hạn chế rủi ro vì những việc quan trọng không đủ thời gian để giải quyết. Nổi bật như việc hoàn thành dự án, ký kết hợp đồng,..
Cuộc sống ngày càng áp lực với nhiều công việc cần được xử lý. Chính vì thế khi bạn có được cho mình một ma trận quản lý thời gian hợp lý sẽ thấy rõ được những điều tích cực với cuộc sống của mình. Mong rằng những chia sẻ từ OKVIP sẽ đem đến cho bạn đọc những kiến thức bổ ích, điều chỉnh cuộc sống của bản thân tốt nhất.
Bài Viết Liên Quan:
